Umowa określa dość jednoznacznie jakie są warunki zwrotu jednostki wynajmującemu, natomiast często rozbieżność interpretacji stron bywa znacząca, co prowadzi do niepotrzebnych sporów i może generować koszty.

„Najemca przekaże Jednostkę Wynajmującemu w takim stanie oraz z takim wyposażeniem, urządzeniami i innymi elementami, jakie wynika ze zobowiązań Najemcy określonych w niniejszej Umowie Najmu tj. w stanie odpowiadającym temu w dniu podpisania protokołu przekazania (…) z uwzględnieniem jej normalnego zużycia. W szczególności Najemca usunie z Jednostki wszelkie swoje mienie oraz własne urządzenia, towary i inne przedmioty.”

Koszty przywrócenia jednostki, a tym samym zwrotu powierzchni mogą mieć znaczenie w kontekście opłacalności przeprowadzki do nowej lokalizacji lub pozostania w obecnym budynku. Ryzyko pojawienia się kosztów związanych ze zwrotem powierzchni najmu mogą zniechęcać najemcę przed relokacją. W praktyce umowa uwzględnia „normalne zużycie”. Inną istotną i potencjalnie kosztotwórczą kwestią jest określenie, które z usprawnień wykonywanych przez najemcę lub przez wynajmującego dla najemcy ma być zdemontowane przez najemcę, a które mogą pozostać po zwrocie powierzchni najmu.

Czym jest „normalne zużycie”?

Na etapie podpisania umowy może wydawać się, że zapis o normalnym zużyciu zabezpiecza interesy stron, natomiast swobodna interpretacja tego zapisu, pokazuje, że rozumienie tego zapisu bywa odmienne. Należy precyzyjnie określić jakie zużycie jest dopuszczalne, tak by zabrudzenia, plamy czy wgniecenia, przetarcia, zarysowania oraz ubytki mogły zostać uznane przez wynajmującego jako zużycie wynikające z normalnego użytkowania hali oraz biura.

Audyt i wycena.

W sytuacji gdzie interesy najemy i wynajmującego są rozbieżnie powołanie niezależnego eksperta na potrzeby audytu powierzchni może być kluczowe. Audytor nie tylko jest w stanie zweryfikować poziom zużycia takiej powierzchni, ale także oceni jakie elementy nadają się do wymiany lub renowacji.

Dobrym przykładem będzie współpraca z najemcą, dla którego przeprowadzka była koniecznością. Rozproszenie powierzchni ograniczało go operacyjnie, a poziom dostosowań u obecnego wynajmującego był zbyt niski. Dzięki audytowi niezależnego doradcy, najemca zweryfikował poziom kosztów i wynegocjował dodatkową kontrybucję na pokrycie kosztów przeprowadzki w nowej lokalizacji.

Świadomość sytuacji, przezorność przed wejściem w zwrot powierzchni przy wsparciu doświadczonego doradcy może ustrzec przed niepożądanymi kosztami.