Im Vertrag sind die Bedingungen für die Rückgabe der Wohnung an den Vermieter klar festgelegt, aber oft gehen die Auslegungen der Parteien weit auseinander, was zu unnötigen Streitigkeiten führen und Kosten verursachen kann.
"Der Mieter übergibt dem Vermieter die Einheit in dem Zustand und mit den Einrichtungen, Geräten und sonstigen Gegenständen, die sich aus den in diesem Mietvertrag festgelegten Verpflichtungen des Mieters ergeben, d.h. in einem Zustand, der dem zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Übergabeprotokolls (...) entspricht , wobei die normale Abnutzung berücksichtigt wird. Insbesondere ist der Mieter verpflichtet, sein gesamtes Eigentum sowie seine eigenen Geräte, Waren und sonstigen Gegenstände aus der Einheit zu entfernen."
Die Kosten für die Wiederherstellung einer Einheit und damit für die Rückgabe des Raums können für die Rentabilität eines Umzugs an einen neuen Standort oder den Verbleib im derzeitigen Gebäude von Bedeutung sein. Das Risiko von Kosten, die durch die Rückgabe von Mietflächen entstehen, kann einen Mieter davon abhalten, umzuziehen. In der Praxis wird in dem Vertrag die "normale Abnutzung" berücksichtigt. Eine weitere wichtige und potenziell kostenintensive Frage ist die Festlegung, welche vom Mieter oder vom Vermieter für den Mieter vorgenommenen Einbauten vom Mieter zurückgebaut werden müssen und welche nach Rückgabe der Mietfläche verbleiben können.
Die Bestimmung über die normale Abnutzung mag den Anschein erwecken, dass sie die Interessen der Parteien zum Zeitpunkt der Unterzeichnung des Mietvertrags schützt, aber eine beiläufige Auslegung dieser Bestimmung zeigt, dass das Verständnis dieser Bestimmung manchmal anders ist. Es muss klar definiert sein, welche Abnutzung akzeptabel ist, so dass Schmutz, Flecken oder Dellen, Schrammen, Kratzer und Defekte vom Vermieter als Abnutzung, die durch die normale Nutzung der Halle und des Büros entsteht, anerkannt werden können.
In Situationen, in denen die Interessen des Mieters und des Vermieters auseinandergehen, kann die Beauftragung eines unabhängigen Sachverständigen mit der Prüfung der Räumlichkeiten entscheidend sein. Der Auditor kann nicht nur den Abnutzungsgrad der Räume überprüfen, sondern auch beurteilen, welche Elemente für einen Austausch oder eine Renovierung geeignet sind.
Ein gutes Beispiel dafür ist die Arbeit mit einem Mieter, für den ein Umzug unumgänglich war. Die räumliche Zersplitterung schränkte ihn in seiner Arbeit ein, und die Anpassungen beim derzeitigen Vermieter waren zu gering. Dank einer Prüfung durch einen unabhängigen Berater konnte der Mieter die Höhe der Kosten überprüfen und einen zusätzlichen Beitrag zur Deckung der Kosten für den Umzug an einen neuen Standort aushandeln.
Das Bewusstsein für die Situation, die Voraussicht vor der Einleitung einer Umstrukturierung und die Unterstützung durch einen erfahrenen Berater können vor unerwünschten Kosten schützen.